召開網絡視頻會議之前，適當地留意音頻設備、視頻設備、與周圍環境的配套措施，可以保證更好的會議質量。如果您期待您召開的會議能順利進行，那么您應該注意相關的會議設備與使用環境。對會議設備與使用環境提供以下的建議：
- 音頻設備的建議
當會議終端有多人在一起（如會議室），建議配合八爪魚會議電話機使用效果會更佳。在使用 VoIP 時，為了保障語音質量，建議客戶使用外接的麥克風，因為筆記本電腦自帶的麥克風容易受到環境聲音的影響。當筆記本電腦外接音響時，還會發生麥克風輸入的聲音，和音箱輸出的會議聲音發生混淆和共鳴的情況，帶來巨大的嘯叫聲。如果一定要使用筆記本電腦內置的麥克風，建議您在安靜的環境中使用，不要使用音箱。
- 視頻設備的建議
視頻設備指各種攝像頭、高清攝影機。如果是桌面的視頻應用，采集像素達到 30 萬像素以上的常見攝像頭即可，當然攝像頭采集像素越高、質量越好，視頻質量也會越好。如果您將會議配置在會議室應用，則建議您采用專業的高清攝像頭或攝影機。這些專業設備采集像素達到 300 萬像素以上，滿足您對視頻效果的需求。
- 光源及照度
燈光照度也是影響視頻質量的要素之一。當您在會議室時，應避免采用自然光源，而采用人工光源，周圍窗戶最好以深色窗簾遮擋。在使用人工光源時，應選擇冷光源，避免使用熱光源，如高照度的碘鎢燈等。為防止臉部光線不均勻(眼部鼻子和全面下陰影)，燈光照射角度應選擇適當的位置。
- 視頻外接顯示設備的位置
從觀看效果來看，視頻外接顯示設備，例如平板電視、投影儀等，應該放置在相對于與會者中心的位置，人與屏幕距離應保持約為 4－6 倍屏幕高度，各與會者到屏幕的水平視角應不大于 60 度。所采用的顯示屏幕的大小，應根據視頻的顯示數量、清晰程度、參加會議的人數、會議室大小等因素綜合考慮，例如小型會議室可采用 34–47 寸的平板電視；大型會議室則建議以投影為主。
- 環境色調與色彩
墻壁四周、桌椅均建議您采用淺色色調較適宜，能提升視頻影像的顯示質量。攝像背景(被攝人物背后的墻)不宜復雜，否則將增加攝像對象的信息量，不利于圖像質量的提高。
